Tips de Desempeño
Descuentos: un verdadero dolor de cabeza
La administración de los descuentos que aplican a todos nuestros clientes o a un cierto número, puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza que podría traer pérdidas significativas en la rentabilidad de las ventas. Antes de aplicar un descuento, cerciórate de conocer muy bien los costos y gastos referentes
¿Papelito habla?
En las empresas es muy común que existan formatos para todo: Auditorías Inventarios, Tesorería, Compras, Caja Chica, etc. Es importante revisarlos y quedarnos solo con aquellos que en verdad agreguen valor a la operación, que permitan auditarla sin sobre administrarla. En DynaWare creemos en el uso eficiente de los recursos de nuestros clientes, por eso buscamos siempre optimizar en primer lugar los procesos en las empresas y a su vez soportar dichos procesos en el uso de nuestra herramienta DynaWare Online.
¿Creación de Reportes?
Actualmente los reportes se han convertido en una herramienta muy valiosa y útil para las empresas, puesto que es a través de estos como se obtiene información confiable y oportuna.
Gracias a los datos e información que se pueden extraer con un reporte, podemos lograr una toma de decisiones acertada y oportuna dentro de las organizaciones. De hecho se podría decir que la información es el activo más importante de cualquier negocio, empresa, organización, etc.
Ahora bien, cuando vayas a diseñar reportes no olvides tener en cuenta lo siguiente:
- Debes de definir el objetivo del reporte
- Selecciona solamente aquellos datos de tu información que te ayudarán realmente a la toma de decisiones
- Haz que tus reportes sean dinámicos. Esto es que te permitan mover los datos seleccionados para que puedas ir creando tu propia presentación y también que te permita actualizar la información cada vez que ejecutes el reporte
- Como buena práctica es recomendable utilizar filtros para extraer los datos de tu información. Lo anterior evitará que tu reporte sea demasiado pesado y lento al ejecutar su consulta
- Si aún sigue siendo muy grande el reporte a pesar de los filtros, procura dividir tu reporte en varias partes
Como consejo final, no cometas el error de caer en la reportitis. Es mejor tener pocos y bien seleccionados reportes, que muchos y que no nos ayuden al objetivo final, la toma de decisiones.
Estos son algunas de las muchas recomendaciones que existen y que se deben de tomar en cuenta a la hora de proceder en la creación o diseño de reportes a nivel gerencial.
¿Conoces a tu empresa?
La correcta toma de decisiones en cualquier empresa es crucial para su crecimiento y desarrollo. Por otra parte una mala toma decisiones puede literlamente llevarle a la quiebra, es por ello que es necesario conocer la información correcta de tu empresa de una manera oportuna y práctica.
¿Te Es Posible Distinguir las Malas Prácticas en la Operación Diaria de Tu Empresa?
Muchas veces las malas prácticas llegan a convertirse en costumbre y resulta imposible reconocerlas por miembros de la organización que tratan con ellas diariamente.
La solución resulta en conseguir una opinión externa, de alguien que no esté inmerso en el proceso, para así conseguir una doble hermenéutica que permita evidenciar los problemas y eliminar los puntos ciegos que podría ocasionar el trabajo rutinario.
El que No "Traza" No Avanza
¿Podrías rastrear un lote de producto que contiene materia prima defectuosa?
Imagina que tu proveedor te entrega materia prima con algún defecto no visible. Una vez terminada tu producción la vendes a distintos clientes. Cuando el proveedor te notifica las condiciones de la materia prima, ¿podrías saber cuál es lote defectuoso?, ¿cuándo ingresó a tu almacén?, ¿a qué clientes se lo vendiste y en qué pedidos?
La trazabilidad no es un tema fácil pero sí de vital importancia. Conocer el histórico, ubicación y trayectoria del producto impacta directamente en el servicio que les ofrecemos a nuestros clientes. Actualmente existen Tecnologías de Información que facilitan y mejoran drásticamente la gestión de la trazabilidad de lotes y números de serie, maximizando la productividad y eficiencia de los procesos. Sin embargo, aunque cuentes con el mejor sistema de información, si el control y trazabilidad no se lleva a nivel físico, esto no serviría de nada ya que no habría relación entre el manejo del sistema y el manejo real del producto.
Beneficios de un Buen Manejo de Inventarios
¿Sabes cuánto
cuesta tu inventario?
El valor del inventario es de los activos más importantes de tu empresa, porque refleja tu capital ocioso
¿Tienes el dato real de lo que vale? ¿Cuántas veces haces levantamiento físico?
Las empresas más exitosas son las que tienen una confiable gestión de inventarios, pues vuelven más eficientes sus tiempos, reducen costos y maximizan sus ingresos. Además, esta gestión nos permite satisfacer, sin retrasos, la demanda de todos nuestros clientes, realizar la producción a un ritmo regular según la temporalidad de las ventas y poder negociar con nuestros proveedores al no hacer “compras de emergencia” para así obtener mejores precios.
Si Crees que Ganas, Estás Perdiendo
¿Sabes quiénes son
tus mejores clientes?
Si los primeros en quienes pensaste son aquellos clientes a los que más les facturas, analízalo nuevamente.
La respuesta se encuentra en la rentabilidad que obtienes de estos, es recomendable que hagas análisis de rentabilidad por cliente, en los que incluyas el costo de distribución que te implican, eventos, entre otros gastos que impactan en la rentabilidad de un cliente en particular. Una vez que ya tengas a estos clientes identificados, podrás tomar acciones que te permitan dar un mejor servicio a estos e incrementar tus ganancias.
No siempre los clientes a los que más les facturas son los más rentables.
¿Tienes definida una lista de materiales para tu empresa?
Para mantener la competitividad en el feroz mercado actual estamos obligados a mejorar nuestra forma de trabajar día con día. El contar con una lista de materiales eficaz nos ayuda a continuar con la ruta de desarrollo, así como tener mayor control sobre la rentabilidad de nuestros productos.
¿Sabes qué productos "subsidian" el costo de otros?
Depender de un producto "estrella" para la supervivencia de tu organización no es, en ningún caso, una forma sana de manejar tu empresa. Incluso, sin darte cuenta, puedes estar vendiendo un producto que tiene un efecto negativo, ya que, entre más vendes más pierdes, ya sea porque no se tiene un correcto control de los costos y gastos de producción y venta y por consecuencia se realiza una mala fijación de precios.
¿Qué tan precisos son tus costos de fabricación? ¿Con qué frecuencia haces análisis de rentabilidad? ¿Confías en ellos?
Elaboración de Estados Financieros, ¿Otro dolor de cabeza?
¿Cuántos recursos de tu empresa inviertes en obtener Estados Financieros? Es posible que tengas tus Estados Financieros al cierre de mes, pero, ¿cuántas personas invierten su tiempo en este proceso de obtener información de los departamentos? ¿3, 4 o más?,
Un buen sistema integral de información te ayuda a tener más controlada la operación de tu empresa, logrando hacer más eficiente el tiempo de tus colaboradores ya que la información está disponible para todos, logrando de esta manera consolidarla a la distancia de un click. Haciendo más productivo el tiempo en analizar la información que en recabarla.
Además DynaWare Online cuenta con la Herramienta para el análisis de Estados Financieros Comparativos, permitiéndote mejorar la toma de decisiones y ocuparte en hacer crecer tu negocio.
¿Puedes detectar de una sola mirada, que área(s) de tu empresa se está(n) desviando de los objetivos trazados?
Con DynaWare KPIs puedes lograrlo, basta con definir por área para cada uno de los DynaWare KPIs los objetivos que en tu empresa se desean cumplir con su porcentaje de tolerancia.
Los KPI´s, por sus siglas en inglés “Key Performance Indicator”, son métricas tanto financieras como no financieras que sirven para medir el avance, progreso y/o comportamiento de algún aspecto en una organización según lo planeado.
Con los colores del semáforo que muestra DynaWare KPIs te das cuenta que tan desviadas de sus objetivos se encuentran cada una de las áreas de tu empresa, con información que se actualiza en línea donde quiera que te encuentres. Estos medidores clave de desempeño son una forma efectiva que DynaWare Online proporciona a sus clientes para que enfoquen su atención en tomar acciones correctivas a tiempo.
¿¡Vendedores o Capturistas!?
Existen vendedores que sólo toman los pedidos de clientes que la empresa generó ya hace tiempo. Poder conocer las ventas por vendedor, por producto, por sucursal, por zona, por marca, por línea o por cliente, te permite implementar nuevas estrategias con tus colaboradores y exigir el cumplimiento de objetivos, llevar a tu empresa a otro nivel depende de ti, tú eres el estratega.
¿Sabes cuál es el material que más te cuesta tener en tu almacén?
Para poder obtener este dato requieres contar con una excelente organización de tu inventario, además de que necesitas poder contar con información que esté al día sobre tus costos. Al preocuparte por contar con esta información estas asegurándote de conseguir grandes ahorros al identificar esos productos que te están costando mucho y aun no haces nada por moverlos.
¿Le Ganas o Le Pierdes?
¿Sabes cuánto te está costando el desarrollo de ese nuevo producto o acaso sabes cuánto te costó ese último proyecto que realizaste? Si lograste conocerlo, ¿cuánto tiempo o esfuerzo te requirió?
Un proyecto es el conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas para cumplir con un cierto objetivo específico generalmente en un periodo de tiempo terminado. Estos proyectos pueden ser desde el desarrollo de un nuevo producto, pasando por la ampliación de las oficinas, hasta el desarrollo de un proyecto para un cliente. Todo proyecto lleva una serie de gastos asociados a la planeación y ejecución del mismo e incluso ingresos en algunos casos.
Es vital asociar todos los gastos e ingresos al proyecto correspondiente, de forma que podamos conocer el desempeño y sobre todo rentabilidad de ese proyecto. Es posible también relacionar a su vez esos gastos o ingresos a un centro de costos y así conocer incluso la rentabilidad de un proyecto por centro de costos.
En la práctica es tan importante conocer la rentabilidad de cada proyecto como conocerla oportunamente, ya que genera información valiosa para la toma de decisiones. Es vital conocer si estoy ganando o perdiendo en un proyecto, e incluso tener la referencia del histórico de esos proyectos para determinar el presupuesto de un futuro proyecto similar.
Hoy en día, existen sistemas de operación empresarial que facilitan la gestión de los presupuestos, gastos, e ingresos de cada proyecto, así como información confiable, en línea y oportunamente para tomar mejores decisiones.
¿Cuentas con la información que te ayuda en tu organización, a tomar decisiones estratégicas u operativas en forma oportuna y actualizada?
Para la toma de decisiones, ya sean estratégicas u operativas, debes auxiliarte de un sistema que no sólo te proporcione información oportuna y actualizada, sino que también sea absolutamente confiable.
Una forma segura de conseguir lo anterior, es enfocándote en las operaciones de los procesos de tu negocio, apoyado por un sistema que sea congruente con tus procesos, es decir, un EOS (Enterprise Operating System) por sus siglas en inglés y no un anacrónico ERP (Entreprise Resource Planning).
¿Trabajas de Más?
Cuando sientes que estás trabaja de más y sin embargo no avanzas, es necesario revisar los objetivos de las tareas que se están realizando. Tener siempre claro el entregable final, así como los pasos para llegar al fin de una actividad, nos hace tener una noción más clara de lo que se ha hecho y de lo que falta por hacer. De esta manera se puede evitar trabajar de más y concentrarse sólo en lo necesario para llegar al éxito.
Mala Estructuración de la Información
Lamentablemente, muchos de los problemas de las organizaciones son ocasionados por un lento o atrabancado flujo de información. Hoy por hoy vemos que la carencia o bien, la falta de oportunismo en el mismo, provocan retrasos, problemas, mermas en la relaciones entre departamentos y, por encima de todo esto, una errónea toma de decisiones.
Deben de preguntarse, ¿es correcta la forma en que nos comunicamos entre todos los colaboradores?, ¿cuál es el proceso de información hoy por hoy? Una vez que se conozca lo anterior, se debe estructurar y delimitar qué información y en qué formato detonará las operaciones diarias, por qué departamento y a quién notificar; este último con el fin de tener un mayor control.
Por igual, deben de establecer un método genérico para la documentación y aviso de las funciones realizadas día con día, de tal forma que permitan un envío de la información más ágil, homogéneo, oportuno y que permitirá crecer el desempeño de la empresa al impedir tiempos muertos en las funciones desempeñadas.
Debemos darle el justo valor e importancia a este proceso puesto que será la forma en que todos los engranes del organismo se entenderán para trabajar en conjunto.
Flujo de Efectivo: ¿Ángel o Demonio?
¿Confías en tu flujo de efectivo?
La programación de tu flujo de efectivo es vital en el día a día de tu empresa y bien llevado te facilitará una mejor toma de decisiones que te ayudarán a incrementar tu liquidez.
Si tienes líneas de crédito ya sea con clientes o con proveedores, es importante que lo tengas considerado en tu programación ya que de esta forma podrás predecir el comportamiento de tus cuentas bancarias en el futuro.
Para una toma de decisiones asertivas debes apoyarte en una simulación real donde se refleje las entradas y las salidas de efectivo del día de acuerdo a tus fechas de pago y cobro, de esta manera tendrás un mayor control, ahorro de tiempo y costos.
Considera tus líneas de crédito con clientes y proveedores para predecir el comportamiento de tus cuentas bancarias.
¿Compras Urgente o Inteligentemente?
Tener una clara y correcta planeación de tus compras permitirá que te anticipes a las necesidades de tu organización, negociar mejor con tus proveedores, brindar mayor calidad a tus clientes y maximizar tus utilidades.
¡Recuerda que lo urgente siempre es más caro!
Para tener una correcta planeación de las compras es necesario tener ciertos parámetros tales como el Stock de Seguridad mínimo necesario para seguir operando
¿Qué tan fácil integras los gastos aduanales, al costo de tus productos de importación?
La integración de los gastos de importación al producto debe de ser en teoría de los más fácil, ya que cuando llega el producto a nuestro almacén, conocemos el 95 % de estos gastos y por lo tanto integrarlos a nuestro sistema de costos debe ser una tarea sencilla si se cuenta con un verdadero Sistema Integral de Operación Empresarial (EOS) para el registro de todos los documentos, montos de Impuestos, DTA, honorarios del agente aduanal, embalajes y transportaciones. De esta forma garantizamos que las materias primas importadas están generando rentabilidad para el negocio.
De Puñito en Puñito se Pierden Montoncitos
¿Qué tan preciso es tu inventario a granel? ¿Concuerda lo que te dice tu almacenista, con lo que hay físicamente?
El material a granel puede ser un verdadero dolor de cabeza; sin embargo al igual que las piezas o cajas, puede medirse. Pueden usarse medidas como el litro, gramos o toneladas para contabilizarlos, la solución radica en contar con las herramientas y tecnología necesaria como básculas, flujómetros; así como un Sistema Integral de Operación Empresarial (EOS) que permita mantener el control y registro de entradas y salidas del material.
¡Recuerda que lo que no se puede medir tampoco puede controlarse!
¿Quién te dijo que un buen reporte toma tiempo?
En gran parte de las empresas es muy común llegar un lunes por la mañana al trabajo, sabiendo que durante 3 o 4 horas estarás trabajando en el reporte que semana con semana debes entregar a tu jefe antes de medio día para la junta con Dirección General.
No es raro tener que invertir un gran esfuerzo para recopilar información y capturarla (probablemente en un archivo de Excel) para generar un reporte estático, que sólo es una “foto” de lo que ocurre en la empresa en ese momento, o al menos hasta donde tienes registros, y que además no te vaya a servir para consultas posteriores.
Debe ser frustrante cuando tu jefe te pide añadir cierta información a tu reporte lo que te obliga a a revisar nuevamente documento por documento, consumiendo así gran parte de tu día laboral. Por otro lado, existen muchos sistemas en el mercado que realmente no satisfacen las necesidades de generar reportes y se requiere instalar “parches” o aplicaciones adicionales para cumplir parcialmente con esta tarea de reporteo.
Deja ya de utilizar esos viejos sistemas ERP y migra de una buena vez al único EOS que cuenta con más de 380 reportes preestablecidos y que además te da la posibilidad de generar tus propias consultas agregando o quitando información a tu gusto, en función de tus necesidades y 100% actualizable de manera automática. ¿Qué esperas? DynaWare Online es la única herramienta que te permite obtener reportes de Análisis de Costos, Estados Financieros, Movimientos de Inventario, Producción, Abastecimiento, Pedidos de Venta, Control y Asignación de Activo Fijo, sólo por mencionar algunos temas. Esto de manera automatizada con un solo click de distancia. Generar reportes no tiene por qué ser una tarea tediosa ni exhaustiva, tú al igual que las empresas más inteligentes cambia a DynaWare Online, el primer EOS del mundo.
¿Cuentas con alguna herramienta que te permita auditar tu flujo de operación?
Es conveniente que cuentes con una herramienta que extraiga información actualizada en línea, donde quiera que te encuentres, de tu proceso de operación, para detectar en dónde tienes cuellos de botella y oportunidades no aprovechadas. La información que proporcione esta herramienta, debe ser fácil de interpretar y cubrir todos los procesos de tu operación, o al menos los más significativos. A continuación debes enfocar tu atención en analizar la causa que lo origina y tomar acciones que impidan que este asunto se esté repitiendo.
¿Ventas y Producción están “peleadas”?
Es usual que en las empresas exista una relación antagónica entre el departamento de Ventas y el de Producción. El objeto de conflicto invariablemente es el inventario disponible para comercialización. La queja de quien trabaje en Producción es que Ventas realiza compromisos irrealistas con el cliente solicitando producto que, ni siquiera trabajando alocadamante 36 horas al día, estará listo a tiempo. Por otro lado, en Ventas podrán tener la noción que el resto de la empresa trabaja a segunda marcha mientras ellos venden a toda velocidad. Resulta que ofrecer producto que jamás estará disponible cuando el cliente lo solicitó es tan dañino como mantener inventario excesivo sólo por satisfacer una buena racha de venta. Es aquí en donde entra una idea clave: las metas de los departamentos no necesariamente tienen que estar conflicto; más bien son complementarias. El punto crítico se transforma de tener disponible nuestro producto en todo momento y en todo lugar a tener el producto disponible cuando sea necesario. Es decir; si tenemos la capacidad de mantener nuestra información de producción, inventario y ventas en línea y tiempo real dejaremos ofrecer quimeras para dar un servicio al cliente de clase mundial. ¿Qué esperas? Por medio de un EOS no solamente puedes saber que producto tienes en existencia y qué producto ya está asignado a un determinado cliente; también podrás conocer cuándo estará listo nuevo producto –incluso si aún no se ha fabricado o comprado– para ofrecerse en una venta futura.
